L'automazione dei processi e uno dei lever piu efficaci per aumentare la produttivita aziendale, ridurre gli errori e liberare il personale da attivita ripetitive. Ma non tutti i processi sono uguali e scegliere lo strumento sbagliato porta a progetti costosi e deludenti.

RPA: Robotic Process Automation

L'RPA automatizza processi ripetitivi che interagiscono con interfacce esistenti: copia-incolla tra applicazioni, compilazione form, estrazione dati da PDF o email. Non richiede modifiche ai sistemi legacy. Strumenti leader: UiPath, Automation Anywhere, Microsoft Power Automate. Attenzione: l'RPA e fragile se le interfacce cambiano frequentemente.

BPM: Business Process Management

Il BPM e adatto a processi complessi con piu attori coinvolti, stati intermedi, approvazioni e eccezioni. Permette di modellare visivamente il processo, monitorare lo stato in tempo reale e misurare i KPI. Piattaforme principali: Camunda, jBPM, Appian, Nintex.

Workflow custom

Quando RPA e BPM standard non coprono le specificita del business, sviluppare un workflow su misura e la scelta piu efficiente a lungo termine. Piu costoso inizialmente ma perfettamente aderente ai processi reali e senza licenze ricorrenti per utente.

La regola d'oro

I migliori candidati all'automazione hanno: alto volume e frequenza, regole di esecuzione chiare e stabili, dati strutturati, basso numero di eccezioni. Non automatizzare un processo caotico: prima ottimizzalo, poi automatizzalo.